SUCCESHISTORIER

GLS Denmark

”Da vi skulle vælge system, lagde vi vægt på gode søgefunktioner, der hjælper os med hurtigt at finde dét, vi skal bruge. I D4InfoNet kan du indsætte keywords på dokumenterne, så de dukker op i relaterede søgeresultater, og søgningen foregår selv i vedhæftede dokumenter og pdf’er.”
– Susanne Norsgaard, Manager Network and Linehaul Operation

GLS har fundet vejen til effektiv og sikker kvalitetsstyring

En målrettet og systematisk indsats for bæredygtighed, sikkerhed og kvalitet er med til at placere GLS blandt Europas førende pakkedistributører. Virksomheden er ISO- og GDP-certificeret, og i flere lande er D4InfoNet den digitale platform, der strukturerer og forankrer arbejdet med kvalitet, kontroller og audits. Læs mere om valget af D4InfoNet som kvalitetsledelsessystem i GLS Denmark her. Nuværende kvalitetschef Ole Damsgaard og tidligere kvalitetschef Susanne Norsgaard (nu Manager Network and Linehaul Operation) fortæller:

Ole Damsgaard: ”GLS er en global virksomhed, og det stiller krav til kvalitet på tværs af landegrænser. Ensartede procedurer er blevet endnu vigtigere i takt med, at vi er vokset. Kunderne forventer jo samme service og levering, uanset hvor de sender deres pakker fra, og der er ingen tvivl om, at vores systematiske arbejde med at sikre og hele tiden forbedre kvaliteten er med til at give GLS et godt ry.Systemet skaber struktur og gennemsigtighed i arbejdsgangene. Vi har veldefinerede procedurer for høringer og godkendelser, når vi indfører nye processer, og vi kan sende dokumenter i træning og følge op på, om folk gennemfører. Når et dokument udløber og skal opdateres, får redaktøren automatisk en advisering, og versionsstyringen er også et stort plus.Jeg plejer at kalde D4InfoNet for kvalitetschefens hedeste drøm, for det kan alt, hvad man ønsker sig inden for kvalitetsledelse. En af de helt store styrker er selve standardmodellen, der er så fleksibel, at den løbende kan tilpasses præcis til dét, GLS har brug for.”

En fælles platform

Susanne Norsgaard: ”Lige som mange andre virksomheder er også vi langt hen ad vejen en excel-virksomhed. Vi bruger regneark, sender mange e-mails og gemmer filer i et mappesystem på fællesdrevet. Det fungerer fint til nogle ting – men ikke til at sikre ensartede procedurer og kvalitet på tværs af virksomheden. Så for os har implementeringen af et kvalitetsledelsessystem handlet om at skabe en fælles platform, hvor alle centrale dokumenter og procedurer ligger i et system, der er tilgængeligt for alle.

Vi undgår tvivl om, hvordan vi skal håndtere bestemte situationer, for vi har jo beskrevet procedurerne på en platform, som alle har adgang til, og når der kommer nye procedurer eller informationer, er det nemt at kommunikere til alle på en mere formaliseret måde, end man kan i en mail.”

Søgefunktionen er afgørende

Susanne Norsgaard: ”Da vi skulle vælge system, lagde vi vægt på gode søgefunktioner, der hjælper os med hurtigt at finde dét, vi skal bruge. I D4InfoNet kan du indsætte keywords på dokumenterne, så de dukker op i relaterede søgeresultater, og søgningen foregår selv i vedhæftede dokumenter og pdf’er.”

Ole Damsgaard: ”Ja, det er virkelig smart i en stor virksomhed som GLS, hvor de samme ting godt kan hedde noget forskelligt. Ved at sætte alle betegnelserne ind som keywords sikrer vi, at alle relevante dokumenter kommer med i søgeresultatet.”

”Et godt system kommer ikke bare af sig selv”

Susanne Norsgaard: ”I GLS Denmark har vi mange timelønnede og chauffører, der ikke har adgang til en pc, så de bruger ikke systemet, men ellers har alle medarbejdere og ledere adgang. Alle kan se alt – kun ganske få områder er forbeholdt bestemte personer – og p.t. er vi godt 700 registrerede brugere alene i Danmark.

Det er et supereffektivt system, og det er ikke kommet ud af ingenting. Vi har lagt mange kræfter i at gøre det til et sted, der bliver brugt, bl.a. ved at lægge så meget relevant indhold ind som muligt. Så et godt system kommer ikke bare af sig selv – man skal sætte ressourcer af til det.”

Styr på feedback og registreringer

Ole Damsgaard: ”Alle brugere kan give feedback på de enkelte dokumenter, og feedbacken registreres i systemet, der samtidig sender en mail til både redaktører og dokumentansvarlige. Kommentarerne gemmer sig i loggen, og så kan vi gå ind og se, om der er noget, vi skal ændre. Også når vi holder audit og finder noget, der ikke er præcist beskrevet, registrerer vi det med det samme i systemet. Så har vi styr på informationerne.

Men ellers bliver afvigelser og forbedringsopgaver m.v. registreret i D4InfoNet, hvor vi har fået udviklet en særlig formular. Det fungerer perfekt for os. Processen bliver styret elektronisk, og vi kan fx definere hvilke grupper, der skal have besked ved fx arbejdsskader eller en utilsigtet hændelse.”

GLS Denmarks standardmoduler i D4InfoNet:

- D4Handbooks – fuldt søgbar dokumentstyring og -håndtering
- D4Flow – interaktive visuelle flowcharts skræddersyet til GLS procedurebeskrivelser
- D4Generic Forms – elektroniske formularer tilpasset GLS’ processer
- D4HR – overblik over medarbejderne i GLS Denmark bl.a. med grafisk visning af profiltyper

GLS Denmark er et datterselskab i GLS Group. Med over 240.000 kunder i 40 lande er GLS blandt de førende pakkedistributører i Europa. Koncernen har desuden datterselskaber i Canada og på USA’s vestkyst.

I runde tal består GLS af 70 centrale og regionale hubs, 1.400 depoter med 28.000 last mile distributionsbiler og 4.000 line hauls samt 19.000 medarbejdere. Heraf arbejder godt 2400 i Danmark.

Certificeringer: ISO 9001 (kvalitetsledelse) og ISO 14001 (miljøledelse) samt GDP (Good Distribution Practice), der sætter retningslinjer for distribution af lægemidler, herunder medicin.

www.gls.dk

Hvordan kan vi hjælpe dig?

Book en demo

Få en uforpligtende demo af D4InfoNet, og
hør hvordan D4 kan optimere jeres processer.

Få tilsendt brochure

Få tilsendt en fysisk brochure om D4’s produkter og om vores
kvalitetsledelsessystem D4InfoNet.