SUCCESHISTORIER

Rigshospitalets afdeling
for røntgen og skanning

Vi er en stor afdeling med ca. 450 ansatte fordelt på en bred vifte af professioner, og vores motto er, at det er medarbejdernes system. Det allervigtigste er, at det fungerer for dem i deres hverdag, fortæller kvalitets- og strålingskoordinator Kenneth Thybo Reff.

”Mere kvalitet for pengene”

“Da to store og højt specialiserede hospitalsafdelinger skulle fusionere, var tiden inde til at sætte strøm til de gamle papirsystemer. I dag er det digitale kvalitetsledelsessystem et naturligt redskab i hverdagen for medarbejderne på Rigshospitalets Afdeling for Røntgen og Skanning. Her fortæller kvalitets- og strålingskoordinator Kenneth Thybo Reff om et system, der effektiviserer arbejdet, løfter kvaliteten og styrker overblikket i en decentral og kompleks organisation.”

Kenneth Thybo Reffs 3 råd, før I vælger ledelsessystem

1. Formulér en tydelig kravspecifikation over, hvad systemet som minimum skal kunne

2. Invitér flere leverandører til at præsentere forskellige systemer

3. Spørg uvildige og andre, der allerede har systemet, om deres erfaringer

Hvorfor har I et digitalt kvalitetsledelsessystem?

Røntgen er et stærkt reguleret område med omfattende lovgivning. Vi arbejder med ioniserende stråling, der ved forkert brug kan skade patienter og medarbejdere. Derfor skal vi overholde strålebeskyttelsesloven, som Sundhedsstyrelsen fører tilsyn med.

Afdelingen arbejder også med billeddiagnostik inden for MR-skanning og ultralyd, som ikke er ioniserende.

Lovgivningen skal implementeres og kvalitetssikres helt ud til det enkelte røntgenapparat, og det er dér, kvalitetsledelsessystemet kommer ind i billedet. Vi har behov for et system, der sikrer, at alle processer i et behandlingsforløb er beskrevet, så det stemmer overens med de love, regler og vejledninger, der gælder på området.

I det daglige arbejde bruger vi systemet på mange måder. Alle vores protokoller ligger dér som håndbøger, der beskriver, hvordan man fx gennemfører en CT-skanning af hovedet. Det kan også være knoglehåndbøger, håndbøger over vores apparatur eller over visitationer.

Der ligger desuden vejledninger om alt dét, man skal spørge patienten om og sikre sig, før man går i gang med en behandling, og vi bruger det også til uddannelse og formidling.

Er afdelingen certificeret?

På røntgen-området findes der ikke deciderede certificeringer. Her er det lovgivning, der fastsætter de standarder, vi skal overholde.

I Region Hovedstaden fulgte vi i en årrække Joint Commission – en amerikansk organisation, der sætter standarder for hospitaler i hele verden.

Så kom Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM), der var et nationalt system til kvalitetsudvikling på tværs af alle sektorer i sundhedsvæsenet. Den kørte vi efter i nogle år.

Nu er det strålebeskyttelsesloven og de to tilhørende bekendtgørelser, vi bliver auditeret efter. Sundhedsstyrelsen kommer på varslede og u-varslede tilsyn, og de vil bl.a. gerne vide, om vi har styr på vores dokumenter, og hvordan vores medarbejdere bliver instrueret i at bruge vejledninger m.v. Det er ret svært at gøre uden et digitalt system, så ledelsessystemet er en måde at imødekomme myndighedernes krav på.

Afdeling for Røntgen og Skanning, Rigshospitalet

Her udfører ca. 450 medarbejdere diagnostik og behandling på et højt specialiseret niveau. Afdelingen er en tæt samarbejdspartner for de kliniske afdelinger på Rigshospitalet og spiller derfor en central rolle i kræftpakkeforløb.

Ved hjælp af ultralyd, røntgenstråler og MR (magnetisk resonans) foretager Røntgen og Skanning non-invasiv og invasiv radiologisk diagnostik og terapeutiske interventioner på patienter fra Rigshospitalets kliniske afdelinger og ambulatorier.

Hvad lagde I vægt på, da I skulle vælge et system?

Behovet for et digitalt system opstod, da Rigshospitalet og Glostrup Hospital skulle fusioneres. Vi stod ved en skillevej. På afdelingen i Glostrup havde de allerede et system, de var glade for, mens man på afdelingen på Blegdamsvej havde papirsystem i mapper. Så vi savnede at få tingene sat i system – også for at understøtte fusionen med nye funktioner og et fælles system til at styre den sammenlagte afdeling med.

Vi fik forskellige leverandører til at komme og præsentere deres systemer. Vi vægtede, at det først og fremmest skulle være nemt og brugervenligt, også for os som administratorer. Det var også vigtigt, at vi kunne tilpasse systemet og sætte vores unikke præg på det. Vi ønskede et innovativt system med plads til udvikling. Det var og er vigtigt, at det er os, der præger og udvikler systemet, og ikke omvendt.

Desuden var muligheden for at få support et vigtigt punkt, og det har vist sig at være en stor hjælp.

Til sidst faldt valget på D4InfoNet, og i dag kører systemet på tværs af afdelingen i Glostrup og på Blegdamsvej. Vi har den samme overordnede struktur og adgang til fælles materiale, men der er plads til tilpasning og forskellighed. Fx har patientgruppen i Glostrup en anden sammensætning end på Blegdamsvej, og det afspejler systemet selvfølgelig. Det ser jeg absolut som en kvalitet.

Hvordan sikrer I, at systemet matcher jeres behov?

Først og fremmest handler det jo om at have fokus på systemets fleksibilitet og mulighed for tilpasning, når man skal vælge system. Men vi er også selv innovative og gør meget for at sikre, at det passer til behovet og opgaverne i netop vores afdeling.

Vi arbejder i treholdsskift og har bl.a. brug for at kunne overlevere informationer mellem hver vagt. Tidligere havde vi en tavle ude på gangen, hvor vi skrev, hvis fx et apparatur ikke virkede. Nu sker det elektronisk. Vi har udskiftet tavlen med en skærm, og når vi fejlmelder apparatur inde i systemet, kan næste vagt se, hvilket apparatur det drejer sig om, og om der er bestilt tekniker.

Det mindsker fejl og misforståelser, og vi undgår dobbeltregistreringer, fordi flere melder den samme fejl ind. Det sparer en masse tid for både os og teknikerne.

Vi har også udviklet tjek-lister – ligesom dem piloter bruger før take-off – for at sikre, at vores behandlingsrum er i orden. Virker suget? Tjek. Er der de slanger, der skal være? Tjek. Vi har et skema, der passer til hvert enkelt rum, og så udfører medarbejderne daglige kvalitetstjek. Hvis der mangler noget, bliver det registreret, og så kan vi handle på det.

Det er et klart kvalitetsløft at udnytte teknologien på den måde. Hos os er der mange tandhjul, der skal køre rundt, og ofte er flere afdelinger involveret i en opgave. Derfor er det vigtigt for os at have redskaberne til at koordinere og skabe overblik.

Og ellers handler det grundlæggende om at holde styr på dokumenterne og sørge for, at de er opdateret til enhver tid. Det er meget nemmere end papir og mapper på et fællesdrev.

Strålebeskyttelsesloven

Kvalitetsstyringen på Afdelingen for Røntgen og Skanning på Rigshospitalet fastlægges ud fra strålebeskyttelsesloven. Den består af en lov og to bekendtgørelser, som beskriver brugen af strålingsgeneratorer.

Formålet med lovgivningen er at sikre arbejdstagere, patienter og befolkningen mod skader fra ioniserende stråling.

Loven administreres af Sundhedsstyrelsen, der også varetager også tilsyn og rådgivning i forbindelse med brug af røntgenstråling.

- Sundheds-og Ældreministeriets lov nr. 23 af 15. januar 2018 om ioniserende stråling og strålebeskyttelse (strålebeskyttelsesloven)
- Sundhedsstyrelsens bekendtgørelse nr. 669 af 1. juli 2019 om ioniserende stråling og strålebeskyttelse
- Sundhedsstyrelsens bekendtgørelse nr. 671 af 1. juli 2019 om brug af strålingsgeneratorer

Hvad siger medarbejderne?

Derfor inddrager vi medarbejderne for at få at vide, hvad de lokalt har brug for at have i systemet og især for at sikre, at de kan finde alle de vejledninger og manualer, de skal bruge.

Vi linker også ud i den store verden fra systemet, så medarbejderen fx kan finde de regionale vejledninger for et område. Men idéen er at have ét samlet system, der taler med andre systemer, så vi kan guide medarbejderne så langt og så effektivt som muligt i deres arbejde.

Vi oplever stor og bred opbakning til systemet blandt vores medarbejdere, og jeg tror, det i høj grad skyldes, at så mange har indflydelse.

Hvordan fungerer formidling og uddannelse i jeres system?

Folk har forskellige læringsstile. Nogle er læse-mennesker, mens andre er mere visuelle, og digitalt er det nemt at formidle vejledninger og uddannelses- eller træningsaktiviteter på forskellige måder.

Vi laver bl.a. uddannelsesfilm, der ligger i systemet. Filmene handler fx om, hvordan man injicerer med en epi-pen, hvis en patient får en allergisk reaktion og behøver antihistamin. Eller hvordan man bruger et stue-apparat – dvs. et mobilt røntgenapparat, der kan køres ind på senge- eller behandlingsstuer til patienter, som er så dårlige, at de ikke kan transporteres til røntgen.

Faktisk har vi også et træningsprogram for radiografstuderende, der skal læse en vejledning om IV-kontrast.

Når folk kvitterer, ved vi, at de har læst og forstået materialet, og dermed har vi dokumentationen på plads, når Sundhedsstyrelsen gennemfører kontrol, eller når vi skal auditeres.

Har systemet skabt mere fokus på kvalitet på afdelingen?

Folk har nok vænnet sig til at systemet og tænker ikke over det som et specifikt kvalitetsredskab, selvom det er netop dét. Men det er blevet en naturlig del af dagligdagen, og de er generelt gode til at bruge det, fordi det er effektivt og nemt at finde rundt i. Så jeg ved ikke, om det som sådan har øget folks fokus på kvalitet, men vi får helt sikkert mere kvalitet for pengene.

Jeg synes, det er betryggende, at vi har fået sat processer og vejledninger i system. Det har jeg det rigtigt godt med. Man ved præcis, hvor tingene ligger, eller også kan man nemt søge dem frem, og man får en automatisk mail, når noget skal opdateres. Det er ret overbevisende.

Det, vi putter i systemet, og den måde vi bruger det på, letter vores hverdag og løfter kvaliteten af vores arbejde, og på den måde understøtter systemet også patientsikkerheden. Det giver mening hele vejen rundt.

Hvordan kan vi hjælpe dig?

Book en demo

Få en uforpligtende demo af D4InfoNet, og
hør hvordan D4 kan optimere jeres processer.

Få tilsendt brochure

Få tilsendt en fysisk brochure om D4’s produkter og om vores
kvalitetsledelsessystem D4InfoNet.