SUCCESHISTORIER

Styrelsen for
Patientsikkerhed

”Under Covid-19-krisen har D4InfoNet virkelig gjort nytte. Vi har hurtigt kunne oprette en speciel
sektion på sitet til styrelsens håndtering af Covid-19, og alle har let kunnet finde vores retningsgivende dokumenter. Det har været let, overskueligt og været en stor støtte i håndtering af vores processer,”
siger styrelsens kvalitetschef Henrik Kousholt.

Vi ville have et brugervenligt
system - og har fået det

Når Styrelsen for Patientsikkerhed træffer beslutninger som myndighed, kan det have stor betydning for sundhedspersoner og sundhedsorganisationer i det danske sundhedsvæsen. ”Derfor er det afgørende for os at have styr på de interne processer og at sikre kvalitet og ensartethed i sagsbehandlingen på tværs af organisationen,” siger styrelsens kvalitetschef Henrik Kousholt.

”D4InfoNet er det praktiske redskab i vores kvalitetsledelse. Systemet indeholder politikker, retningslinjer, instrukser og flows for, hvordan vi arbejder. Vi bruger meget tid på at designe arbejdsflows for forskellige sagsgange. I øjeblikket har vi i omegnen af 200 flows, som hver især fortæller, hvordan en konkret sagsgang skal gennemføres, og hvilke processer den omfatter. Samtidig kan vi linke til underliggende retningslinjer og instrukser, hjemmesider, videoer, lovgivning m.v.”

Derfor har vi fjernet print-knappen

”Vi er ikke ISO-certificerede i kvalitetsledelse og har ikke aktuelle planer om det, men vi følger principperne i standarderne, og det hjælper D4InfoNet os med.

Det næste, vi skal i gang med, er at gennemføre interne audits, så vi, med udgangspunkt i konkrete cases, kan se, om vi følger de beskrevne arbejdsgange og har styr på kvaliteten i alle led i processen. Det er med henblik på læring, feedback og kvalitetsudvikling med udgangspunkt i styrelsens ambition og kvalitetspolitik. Hos os er der ingen tvivl om, hvilken status et dokument har. Folk ved, at dét, der ligger i D4InfoNet, altid er den seneste ledelsesgodkendte version. De kan også se, hvem der har godkendt dokumentet, hvornår det sidst er blevet redigeret, og hvilke ændringer der er sket i dokumentet sammenlignet med tidligere versioner. Af samme grund har vi været lidt modige og har fjernet print-knappen fra systemet. Vi vil helst ikke have, at folk printer, fordi vi risikerer, at der ligger forældede retningslinjer på et skrivebord.”

Brugervenlighed øverst på listen

”Vi gør meget ud af, at systemet er brugbart og tilgængeligt. Da vi gik i udbud, stod der ’brugervenlighed’ øverst på listen over krav, og det har vi fået indfriet med D4InfoNet. Det er nemt for medarbejderne at bruge, og som redaktør og administrator behøver man kun at have normale it-kompetencer.

Vi har tilpasset det grafiske og visuelle udtryk i D4InfoNet med udgangspunkt i vores designguide, så det er genkendeligt og enkelt at navigere i. Vi vil også gerne gøre det så let som muligt for alle at finde dét, de skal bruge. De meget strukturelt orienterede kan finde de ønskede dokumenter ved at bruge håndbogsstrukturen med kapitler og underkapitler, mens de mere visuelt orienterede kan klikke sig igennem kasser og flows og finde retningslinjer og instrukser. Søgefunktionen er også god til hurtigt at finde det rette dokument.

Inde i vores flows har vi også gjort det tydeligt, hvilke dele af processen, der vedrører en bestemt faggruppe. På den måde kan fx juristen, sekretæren og den sundhedsfaglige medarbejder nemt finde sig selv i flowet og se de opgaver og steps, der hører til.

Desuden ligger der quickguides til både ledere, redaktører og normale brugere, og en del af dem har vi omsat til små hjælpevideoer, som på ca. 1 minut viser, hvordan man fx søger, finder rundt i et flow, eller hvad man gør, når man får noget i høring. Denne del har vi brugt meget tid på at udvikle.”

Altid adgang, hvis uheldet er ude

”Vi har valgt at få hostet systemet hos D4, så der er adgang til D4InfoNet og vores retningslinjer, instrukser og flows uanset, hvor man befinder sig. Det er praktisk, når vores beredskabsvagt fx rykker ud til en krisesituation og har brug for hurtig adgang til en procedure eller vejledning på D4InfoNet. Og hvis der ikke er netadgang, kan de bruge D4App som giver adgang når man er offline.”

Styrelsen for Patientsikkerhed fører tilsyn med autoriserede sundhedspersoner og organisationer i det danske sundhedsvæsen. Styrelsen udsteder bl.a. autorisationer og rådgiver om fx smitsomme sygdomme samt opsamler og formidler viden om patientsikkerhed bl.a ud fra patientsikkerheds-databasen (DPSD). Styrelsen hører under Sundheds- og Ældreministeriet og har ca. 330 medarbejdere fordelt i København, Randers og Kolding samt på Færøerne.

www.stps.dk

Hvordan kan vi hjælpe dig?

Book en demo

Få en uforpligtende demo af D4InfoNet, og
hør hvordan D4 kan optimere jeres processer.

Få tilsendt brochure

Få tilsendt en fysisk brochure om D4’s produkter og om vores
kvalitetsledelsessystem D4InfoNet.