ET NYT LEDELSESSYSTEM

Hvordan forbereder din virksomhed sig bedst muligt til et nyt ledelsessystem

Med D4InfoNet hjælper vi virksomheder med at øge deres effektivitet, men inden vores ledelsessystem bærer frugt, råder vi altid vores kunder til at forberede sig bedst muligt, for det kan til være et større projekt at få etableret en gennemgående struktur på virksomhedens arbejdsgange i hverdagen.

Hvordan forbereder din virksomhed sig bedst muligt til et nyt ledelsessystem?

Et ledelsessystem er et stærkt redskab for virksomheder til at øge effektivitet og skabe overblik over organisationens daglige processer, men inden systemet kan bære frugt, er det vigtigt, at man forbereder sin virksomhed bedst muligt. For mange kan det være et større projekt at etablere en gennemgående struktur på virksomhedens arbejdsgange.

Nedenfor deler vi 5 gode råd til, hvordan man forbereder sig bedst muligt på at integrere et nyt ledelsessystem i sin virksomhed:

1. Intern forventningsafstemning

Det kræver tid og ressourcer at integrere et nyt ledelsessystem, og vi råder derfor vores kunder til at gøre sig nogle grundlæggende overvejelser omkring hvilke dele af deres forretning, de ønsker beskrevet og optimeret i det nye system.

For nogle virksomheder handler det udelukkende om at overholde kravene for en certificering, mens det for andre også er et værktøj til at få kortlagt de forskellige processers arbejdsgange og derved få en forståelse for, hvor der er plads til optimering. Nye arbejdsgange tager tid at få integreret, og vi anbefaler derfor, at man planlægger og afstemmer derefter.

2. Kend systemets brugere

Det er vigtigt at have en fornemmelse for brugernes behov og kvalifikationer. Ønsker man fx at integrere et nyt ledelsessystem i en produktionsvirksomhed, anbefaler vi, at man gør sig nogle overvejelser omkring, hvordan systemet skal indgå i produktionens arbejdsgange.

Mange procedurer bliver fortsat registreret på papir og arkiveret i fysiske mapper, men der er mange fordele ved overføre det til et digitalt ledelsessystem.
Vær derfor klar til at investere i flere computere eller tablets, så systemet når ud til alle relevante brugere i virksomheden.

Vær opmærksom på, at for nogle medarbejdere kan det være en udfordring at benytte en computer. Vi anbefaler derfor, at man sætter ressourcer af til undervisning, og etablerer en understøttende arbejdskultur, hvor man opfordrer medarbejderne til at stille spørgsmål, hvis der er noget, de ikke forstår.

3. Kend dagligdagens arbejdsgange

Et ledelsessystem er et positivt redskab til at optimere hverdagens arbejdsgange. For at opnå det fulde udbytte af, hvad sådant system kan gøre for din virksomhed, anbefaler vi, at man kortlægger virksomhedens processer for at nå frem til en fælles forståelse for, hvordan man udfører sit arbejde. Ledelsessystemet hjælper med at beskrive organisationens processer, så man derigennem får et nuanceret overblik over, hvordan arbejdsgangene ser ud. Derefter kan man optimere på de relevante områder, fordi man forstår, hvor de kritiske overgange i dagligdagens processer finder sted. Det er de kritiske processer man skal starte med at tage hånd om, for der opnår man den største gevinst.

Vi anbefaler også, at man involverer brugerne ved at bede dem om at visualisere arbejdsprocesserne trin for trin. På den måde får man en realistisk forståelse for medarbejdernes dagligdag samtidig med, at de opnår ejerskab for det nye system, fordi det tager udgangspunkt i deres hverdag og kortlægning.

4. Find dine ambassadører

Når man kaster sig ud i at implementere et nyt ledelsessystem, er det altid vigtigt, at brugerne bliver inddraget og orienteret om, hvad der venter af nye processer. Det gælder også for de medarbejdere, som potentielt ikke trives med forandringer. Det kan derfor være altafgørende, at man udvælger en mindre gruppe, der repræsenterer virksomhedens forskellige medarbejdere bedst muligt, til at være projektets ambassadører. De bidrager med viden og erfaring fra deres pågældende afdelinger, og det danner grundlaget for en vigtig forståelse hos ledelsen for, hvordan virksomheden bedst muligt integrerer og opnår udbytte af de nye redskaber.
Derudover er ambassadørerne med til at hjælpe kollegerne til at forstå, hvordan de bruger det nye system, og hvordan det gavner deres daglige arbejdsgange.

5. Forstå mulighederne i et ledelsessystem

Ofte, når man hører ordene “ledelsessystem” og “kvalitetssikring”, vækker det en bekymring hos medarbejderne for at blive kontrolleret, målt og vejet. Derfor er det vigtigt, at man forbereder dem på, at de nye redskaber ikke handler om at kontrollere personer, men i stedet for om at få en forståelse for dagligdagens processer, for derefter at kunne effektivisere bedst muligt. Systemet gør det også nemmere at vurdere, om de registreringer, man typisk foretager sig i en produktion, er nødvendige, eller om man skal gøre noget andet.

Systemet er også til for at lette medarbejdernes daglige processer.
De seneste ISO-Standarder understøtter den risikobaserede tankegang, og et ledelsessystem kan hjælpe med at få lokaliseret, hvor i virksomheden man kan optimere og styrke sin udvikling.

Et ledelsessystem er et positivt optimeringsredskab.