Persondatapolitik, vi passer godt på dine oplysninger

PERSONDATAPOLITIK

Information om behandling
af personoplysninger

Hos D4 passer vi rigtig godt på dine persondata, og vi tager sikkerheden meget alvorligt. Her kan du læse om, hvordan vi behandler personoplysninger om vores kunder, samarbejdspartnere, jobansøgere, besøgende på vores hjemmesider og brugere af vores services.

Information om behandling af
personoplysninger

Læs om, hvordan vi i D4 indsamler og behandler dine personoplysninger i forbindelse med vores hjemmeside og tjenester. Vi gennemgår regelmæssigt vores persondatapolitik og opdaterer denne side med eventuelle ændringer, vi foretager. Den seneste opdatering af denne persondatapolitik blev udført den 24. november 2023.

1. Dataansvarlig

D4 ApS, Askvang 11, 3400 Hillerød, Danmark (”D4” og ”vi”) er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, som er beskrevet i denne politik.

I visse tilfælde behandler vi personoplysninger på vegne af vores kunder som databehandler. Denne politik omfatter ikke situationer, hvor vi er databehandler. I sådanne situationer behandler vi udelukkende oplysningerne efter kundens instruks, og den databehandleraftale vi har indgået med kunden.

Hvis du har spørgsmål eller forespørgsler i forhold til D4’s behandling af personoplysninger, kan du til enhver tid kontakte D4 ved at skrive et brev, skrive en e-mail til gdpr@d4.dk eller ved at ringe til os på telefon:+ 45 45 90 31 50.

2. Vores behandling af personoplysninger

Vores behandling af personoplysninger afhænger af sammenhængen. I dette afsnit kan du læse, hvilke oplysninger vi indsamler og behandler, til hvilke formål og på hvilket retsgrundlag dette sker, samt hvor længe vi opbevarer oplysningerne.

2.1 Når du besøger vores hjemmesider eller vores sider på sociale medier

Vi bruger cookies og lignende teknologier til at indsamle oplysninger om besøgende på vores hjemmesider. Vores indsamling og brug af oplysninger afhænger af, hvilke cookies du tillader, og sker på baggrund af dit samtykke, jf. artikel 6(1)(a) i GDPR samt i øvrigt på grundlag af vores legitime interesse i at stille funktionalitet til rådighed for de besøgende, jf. artikel 6(1)(f) i GDPR. Du kan læse mere herom i vores cookie politik.

Klik her for at se, hvor oplysninger om de enkelte cookies vi har på hjemmesiden samt for at se hvor længe oplysningerne gemmes for de enkelte cookies.

Når vi behandler personoplysninger på vores sider på sociale medier, har vi et delt dataansvar med det sociale medie, som siden er en del af. Vi indsamler og behandler oplysninger om din adfærd, (fx dine ”likes”, kommentarer eller besøg) og andre oplysninger du afgiver i relation til vores side på det sociale medie, til at forfølge vores legitime interesse i at udvikle og forbedre vores produkter og tjenester, og til at lave statistisk analyse, jf. artikel 6(1)(f) i GDPR.

Det enkelte sociale medie indsamler oplysninger om brugernes adfærd til dets egne formål, og mediet kan dele brugeroplysningerne med andre af mediets koncernselskaber, og i øvrigt med mediets eksterne partnere. Du kan finde flere oplysninger herom i de enkelte sociale mediers vilkår (LinkedIn, Youtube og Vimeo) og cookiepolitikker (LinkedIn, Youtube og Vimeo). De sociale medier er opbygget på den måde, der indebærer, at du selv skal kontakte medierne, hvis du vil have oplysninger om deres behandling eller udøve dine rettigheder. Du er dog velkommen til at kontakte os med eventuelle forespørgsler.

2.2. Videoovervågning

Vi har installeret overvågningskameraer, der optager video af besøgende og ansatte på vores fysiske lokationer. Optagelsen sker for at forfølge vores legitime interesse i at forebygge, opdage og opklare kriminalitet, jf. artikel 6(1)(f) og 10 i GDPR samt § 8 i den danske databeskyttelseslov. Vi opbevarer optagelserne i henhold til gældende ret og sletter dem som udgangspunkt efter 30 dage, med mindre der er konkret grundlag for at opbevare dem længere.

2.3. Oplysninger om samarbejdspartnere, kunder og andre kontaktpersoner

Vi indsamler og behandler oplysninger om samarbejdspartnere, kunder og andre kontaktpersoner som led i vores løbende kommunikation og samarbejde med disse persongrupper. Eksempelvis i møder, når vi taler i telefon og når vi kommunikerer via brev, e-mail eller på anden skriftlig vis. I visse tilfælde indsamler vi ligeledes kontaktoplysninger fra offentligt tilgængelige kilder (fx teleselskaber og hjemmesider).

Oplysningerne omfatter navn, stilling/titel, postadresse, telefonnummer, e-mailadresse, vores korrespondance, bestillinger og ordrer, samt oplysninger om vores relation (hvornår vi har haft kontakt, møder og hvad vi har talt om). Vi indsamler og behandler oplysningerne for at forfølge vores legitime interesse i at kommunikere, vedligeholde og udbygge vores relationer med samarbejdspartnere, kunder og andre kontaktpersoner, jf. artikel 6(1)(f) i GDPR og – i forhold til bestillinger og ordrer – for at opfylde vores aftaler, jf. artikel 6(1)(b) i GDPR, samt vores juridiske forpligtelser i forhold til skatte- og bogføringsreglerne, jf. artikel 6(1)(c).

Vi opbevarer oplysninger om samarbejdspartnere, kunder og andre kontaktpersoner så længe det er relevant for at kunne kommunikere med personerne. Vi sletter oplysningerne, hvis der går mere end 5 år uden at vi er i kontakt med personen. Vi opbevarer oplysninger, som er relevante i skatte- eller bogføringsmæssig sammenhæng så længe som påkrævet efter reglerne herom.

2.4. Jobansøgere og –kandidater

Vi modtager, indsamler og behandler oplysninger om jobansøgere og –kandidater, med henblik på at behandle jobansøgninger og vurdere personernes egnethed i forhold til konkrete stillinger samt med henblik på indgåelse af ansættelsesaftaler.

Oplysningerne modtages som uopfordrede ansøgninger og ansøgninger på stillingsopslag eller indsamles når vi selv, eller via andre, søger efter egnede kandidater til bestemte stillinger. Oplysningerne omfatter navn, kontaktoplysninger, ansøgning, CV, anbefalinger, certifikater, karakterer og testresultater, og – såfremt du har givet samtykke – udtalelser vi indhenter fra tidligere arbejdsgivere samt straffeattest. Retsgrundlaget for vores behandling er forfølgelse af vores legitime interesse i at behandle jobansøgninger og finde egnede kandidater til vores stillinger, jf. artikel 6(1)(f) i GDPR, samt for kunne opfylde juridiske forpligtelser i forhold til rekruttering, jf. artikel 6(1)(c). Når vi indhenter dit samtykke er retsgrundlaget artikel 6(1)(a) og 9(2)(a) i GDPR.

Hvis du ikke bliver ansat, sletter vi dine oplysninger 6 måneder efter afslutning af rekrutteringsprocessen. Vi kan dog beholde dine oplysninger i længere tid til brug for fremtidige stillinger, hvis du har givet særskilt tilladelse til dette. Hvis du bliver ansat opbevares dine oplysninger i henhold til gældende krav og regler for din ansættelse.

3. Modtagere og tredjelande

Vi behandler personoplysninger sikkert og ansvarsfuldt, og vores ansatte, som har adgang til oplysningerne, bruger dem udelukkende til de beskrevne formål. I visse tilfælde overlader vi personoplysninger til vores leverandører og samarbejdspartnere, fx IT-leverandører og konsulenter, der alle udelukkende behandler oplysningerne på vores vegne og efter vores instruks. Som led i behandlingen kan der ske overførsel af personoplysninger til tredjelande uden for EU. I givet fald sikres et passende beskyttelsesniveau ved brug af de af EU godkendte standardkontrakter, certificeringsordninger eller bindende virksomhedsregler. Du kan til enhver tid henvende dig til os for at få flere oplysninger herom.

I særlige tilfælde overgiver vi personoplysninger til myndigheder, fx SKAT og politiet. Hvis vi får en anmodning om udlevering fra en myndighed, foretager vi en juridisk vurdering af anmodningen, og vi udleverer kun oplysningerne, hvis vi vurderer, at vi er underlagt en retslig forpligtelse til at udlevere dem. Du vil i så fald blive orienteret herom i overensstemmelse med gældende lovgivning.

4. Dine rettigheder

Du har ret til at anmode om følgende, i forhold til de personoplysninger vi behandler om dig:

- At få indsigt i oplysningerne
- At få berigtiget ukorrekte oplysninger
- At få slettet oplysninger
- At få begrænset vores behandling af oplysningerne
- At gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne
- At modtage oplysningerne i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
- Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvis du har givet samtykke til vores behandling af dine oplysninger.

Hvis du vil gøre brug af disse rettigheder, eller i øvrigt har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte gdpr@d4.dk. Vi vil efterkomme anmodningerne inden for rammerne af gældende ret. Eksempelvis kan vi være forhindrede i at slette oplysninger, hvis vi samtidig er forpligtede til at opbevare dem efter andre regler.

Vi hører meget gerne fra dig, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger. I givet fald kan du desuden indgive en klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.